Controle van e-mail en internet op het werk, kan dat zomaar?

Controle van e-mail en internet op het werk, kan dat zomaar?

Controle van e-mail en internet op het werk, kan dat zomaar?

Een groot aantal mensen gebruikt e-mail en internet op het werk. Werkgevers kunnen er belang bij hebben om dit gebruik te controleren. Zeker in het geval een werkgever vermoedt dat het internet of e-mail voor andere doeleinden wordt gebruikt dan waarvoor het ter beschikking is gesteld, zoals het bekijken of versturen van pornografisch materiaal. In hoeverre is deze controle geoorloofd?

Een werknemer heeft op zijn werkplek recht op bescherming van zijn privéleven. Een werkgever moet daarom binnen zekere grenzen aanvaarden dat er ook onder werktijd privé-contacten worden onderhouden, en moet de vertrouwelijkheid ervan waarborgen. Slechts onder bepaalde omstandigheden mag een werkgever een inbreuk maken op dit recht op privacy en het internetgebruik van zijn werknemers controleren en zich toegang tot de e-mails van zijn werknemers verschaffen.

Uit de Europese jurisprudentie blijkt dat een eventuele inbreuk kenbaar moet zijn gemaakt aan de werknemer door middel van een waarschuwing of een geldende gedragscode binnen de onderneming. Kenbaarheid van de controlemogelijkheid is dus een basisvoorwaarde voor een inbreuk op het recht van de werknemer. Het is dan ook aan te raden dat een werkgever een duidelijk e-mail- en internetprotocol opstelt en aan de werknemers kenbaar maakt dat dit protocol geldt binnen de onderneming. Overigens dient de ondernemingsraad haar instemming te verlenen voor de invoering van dergelijke regels.

Ook al gelden er regels in de onderneming en is de werknemer op deze regels gewezen, dit betekent niet dat een werkgever het e-mail- en internetgebruik altijd mag controleren. Dit is mogelijk indien de werknemer heeft ingestemd met de controle, indien het noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of indien de werkgever een gerechtvaardigd belang bij controle heeft. Een werkgever kan een gerechtvaardigd belang hebben in de volgende gevallen: onderzoek van het netwerk op overbelasting en virussen, vermoeden van schending van gedragsregels en meer incidentele belangen, zoals de controle van de e-mails van een zieke werknemer. Indien het e-mail- of internetgebruik wegens een bepaald doel wordt gecontroleerd, dan is van belang dat het controlemiddel is toegesneden op dat specifieke doel.

Voorts is van belang dat een werkgever zo veel mogelijk de privé e-mails ontziet en enkel de zakelijke e-mailberichten bekijkt. Hiernaast dient de controle tot een minimum worden beperkt en dienen de verzamelde gegevens niet langer dan noodzakelijk bewaard te worden.

Indien u in specifieke situaties het e-mail-, dan wel internetgebruik van een van uw werknemers wil kunnen controleren, is het dus van belang om een e-mail- en internetprotocol op te stellen en de werknemers op de hoogte te brengen van het bestaan van deze regels. Indien er dan een vermoeden van misbruik is, kunt u de e-mails en het internetgebruik van deze werknemer controleren.

Yvonne Sørensen
sorensen@sorensenadvocaten.nl