14 dec Nieuwe privacywet – Bewaartermijnen
Op 25 mei 2018 treedt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking.
Door de AVG wijzigen de bewaartermijnen niet. Het uitgangspunt blijft dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Hoe lang gegevens mogen worden bewaard, verschilt per geval. Onder de AVG moet het volgende worden geregeld:
- Bepaal van tevoren hoe lang de persoonsgegevens worden bewaard. Als dat niet mogelijk is, bepaalt u de criteria voor het vaststellen van de bewaartermijn. De bewaartermijn of de criteria worden vastgelegd in een bewaarbeleid.
- De bewaartermijnen worden opgenomen in het register van verwerkingen.
- Informeer de betrokkenen over de bewaartermijnen, bijvoorbeeld via een privacyverklaring op de website.
Arbeidsrechtelijke bewaartermijnen
De fiscaal relevante gegevens van werknemers (salarisadministratie) dient de werkgever gedurende zeven jaar na beëindiging van het dienstverband te bewaren. Loonbelastingverklaringen en een kopie van een identiteitsbewijs moeten gedurende vijf jaar na het einde van de dienstbetrekking worden bewaard.
Het is gebruikelijk dat sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd worden verwijderd, met uitzondering van de gegevens van degene die wordt aangenomen. Een sollicitant kan toestemming geven om zijn gegevens langer te bewaren (maximaal een jaar).
Voor sommige gegevens uit een personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Mochten die gegevens echter in een eerdere fase al niet meer nodig zijn, dan moeten die gegevens al eerder worden verwijderd. Als het vanwege een arbeidsconflict of rechtszaak nodig is om het dossier langer te bewaren, mag dit.
Meer weten?
Klik hier voor onze nieuwsbrief over de AVG of neem contact op met één van de arbeidsrechtadvocaten van Sørensen Advocaten. Bel: 010-2492444
